In Deutschland fehlen Fachkräfte. Nicht irgendwo am Rand, sondern mitten im Betrieb — in der Pflege, im Handwerk, in der IT, in der Gastronomie. Offene Stellen bleiben monatelang unbesetzt. Bestehende Mitarbeitende werden überlastet. Aufträge können nicht angenommen werden.
Gleichzeitig gibt es weltweit qualifizierte Menschen, die genau diese Arbeit machen können und machen wollen — in Deutschland, für deutsche Unternehmen. Was viele Arbeitgeber nicht wissen: Die Einstellung einer Fachkraft aus dem Ausland ist heute deutlich einfacher als noch vor wenigen Jahren. Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz hat die Hürden massiv gesenkt. Und mit dem richtigen Partner an der Seite fühlt sich der gesamte Prozess an wie eine ganz normale Inlandseinstellung.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie der Ablauf funktioniert, welche Kosten auf Sie zukommen und was Sie als Arbeitgeber konkret beachten müssen.
Die Ausgangslage: Warum internationale Fachkräfte keine Alternative mehr sind, sondern Notwendigkeit
Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache. Laut dem Institut der deutschen Wirtschaft konnten 2024 rund 487.000 Stellen nicht mit qualifizierten Fachkräften besetzt werden. Die durchschnittliche Vakanzzeit in Engpassberufen liegt bei 173 Tagen — in der Altenpflege sogar bei 286 Tagen. Und das wird nicht besser: Bis 2039 erreichen 13,4 Millionen Erwerbspersonen das Rentenalter. Das sind 31 Prozent aller aktuell Berufstätigen.
Regionale Stellenanzeigen und Jobportale reichen längst nicht mehr. Die geburtenstarken Jahrgänge gehen, und zu wenige junge Menschen kommen nach. Internationale Fachkräfte sind keine Notlösung — sie sind ein strategischer Baustein für jedes Unternehmen, das langfristig handlungsfähig bleiben will.
So funktioniert der Prozess — Schritt für Schritt
Die Einstellung einer Fachkraft aus dem Ausland folgt einem klaren Ablauf. Entscheidend ist, dass Sie als Arbeitgeber sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können, während der administrative Prozess im Hintergrund läuft.
1. Bedarfsanalyse und Kandidatensuche
Am Anfang steht die Frage: Welche Qualifikation brauchen Sie? Welche Deutschkenntnisse sind erforderlich? Ab wann soll die Fachkraft verfügbar sein? Auf dieser Basis werden gezielt Kandidaten gesucht — in internationalen Netzwerken, über bestehende Kandidatenpools und durch gezielte Rekrutierungsmaßnahmen in den Herkunftsländern.
2. Vorauswahl und Vorstellungsgespräch
Sie erhalten eine Auswahl vorgeprüfter Kandidaten mit vollständigen Profilen: Qualifikation, Sprachkenntnisse, Berufserfahrung. Vorstellungsgespräche finden per Videocall statt — unkompliziert und effizient. Sie entscheiden, wer zu Ihrem Team passt.
3. Arbeitsvertrag und beschleunigtes Fachkräfteverfahren
Nach Ihrer Entscheidung wird der Arbeitsvertrag geschlossen. Dann beginnt das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG. Dieses Verfahren verkürzt den Gesamtprozess auf maximal vier Monate und bündelt alle Behördengänge — Berufsanerkennung, Arbeitserlaubnis, Visum — in einem einzigen koordinierten Ablauf.
4. Berufsanerkennung
Für reglementierte Berufe wie Pflege oder Therapie ist die Anerkennung der ausländischen Qualifikation Pflicht. Für Handwerks- und Produktionsberufe ist sie in vielen Fällen nicht zwingend, aber empfehlenswert. Der Anerkennungsprozess dauert durchschnittlich etwa drei Monate. Bei Teilanerkennung gibt es Anpassungsmaßnahmen, die berufsbegleitend absolviert werden können.
Seit März 2024 gibt es außerdem die sogenannte Anerkennungspartnerschaft: Fachkräfte können bereits einreisen und arbeiten, während das Anerkennungsverfahren noch läuft. Das beschleunigt den gesamten Prozess erheblich.
5. Visum und Einreise
Das Visum wird über die deutsche Botschaft im Herkunftsland beantragt — seit Januar 2025 vollständig digital über das Auslandsportal des Auswärtigen Amtes. Im beschleunigten Verfahren muss die Botschaft innerhalb von drei Wochen einen Termin vergeben und innerhalb von sechs Wochen über das Visum entscheiden.
6. Ankunft, Wohnung und Onboarding
Hier endet der Prozess für viele Vermittler. Für uns beginnt er. Denn eine Fachkraft, die in Deutschland ankommt und keine Wohnung hat, kein Bankkonto, keine Krankenversicherung und sich bei keiner Behörde auskennt, wird nicht lange bleiben.
Deshalb gehören Wohnungssuche, Behördengänge, Bankkontoeröffnung und die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt genauso zum Prozess wie die Rekrutierung selbst. Wer möchte, dass seine neue Fachkraft am ersten Arbeitstag tatsächlich arbeitsfähig ist, muss den Ankunftsprozess genauso ernst nehmen wie die Auswahl.
Was kostet die Einstellung einer Fachkraft aus dem Ausland?
Viele Arbeitgeber überschätzen die Kosten — und unterschätzen die Kosten des Nichthandelns. Eine Stelle, die 286 Tage unbesetzt bleibt, kostet ein Vielfaches jeder Vermittlungsgebühr.
Die direkten Verfahrenskosten setzen sich zusammen aus der Gebühr für das beschleunigte Fachkräfteverfahren (411 Euro), der Visumsgebühr (75 bis 100 Euro), den Kosten für das Anerkennungsverfahren (100 bis 600 Euro), beglaubigten Übersetzungen (150 bis 500 Euro) und der Aufenthaltstitelgebühr (100 bis 147 Euro). Insgesamt liegen die Verfahrenskosten bei etwa 1.800 bis 4.500 Euro — je nach Beruf und Herkunftsland.
Hinzu kommen die Kosten für die Vermittlung selbst sowie optional Relocation-Leistungen wie Wohnungssuche, Flug und Deutschkurs. Ein realistisches Gesamtbudget inklusive aller Leistungen liegt zwischen 5.000 und 10.000 Euro pro Fachkraft.
Zum Vergleich: Eine unbesetzte Stelle in einem Engpassberuf verursacht laut dem Institut der deutschen Wirtschaft durchschnittlich 29.000 Euro Wertschöpfungsverlust pro Jahr. Die Rechnung geht also schnell auf.
Sprachkenntnisse: Muss die Fachkraft Deutsch können?
Das hängt vom Beruf ab. In reglementierten Gesundheitsberufen ist Niveau B2 in der Regel Pflicht. Im Handwerk und in der Produktion reicht häufig B1. In der IT kann Englisch als Arbeitssprache ausreichend sein — hier verlangt das Gesetz seit November 2023 keinen Sprachnachweis mehr für das Visum.
Entscheidend ist: Deutschkenntnisse müssen kein Hinderungsgrund sein. Wenn eine Fachkraft fachlich passt, aber sprachlich noch nicht auf dem erforderlichen Niveau ist, kann sie parallel zum Vermittlungsprozess in unserer hauseigenen Sprachschule Education by PVPLUS geschult werden. So geht keine Zeit verloren — die Fachkraft lernt Deutsch, während Visum und Anerkennung laufen. Bei Arbeitsantritt ist das erforderliche Niveau erreicht.
Familiennachzug: Wer langfristig bleiben soll, braucht ein Zuhause
Ein Punkt, den viele Arbeitgeber übersehen: Fachkräfte, die ihre Familie nachholen können, bleiben deutlich länger. Der Familiennachzug für Ehepartner und minderjährige Kinder ist gesetzlich geregelt und kann im beschleunigten Verfahren parallel zum Hauptantrag bearbeitet werden.
Für Inhaber einer Blauen Karte EU entfällt sogar die Pflicht, Deutschkenntnisse des nachziehenden Ehepartners nachzuweisen. Das senkt die Hürde erheblich.
Wer sich um Wohnung, Schulplatz und Behördengänge für die gesamte Familie kümmert — nicht nur für die Fachkraft selbst — investiert in Bindung und Zufriedenheit. Und damit in die Zukunft seines Unternehmens.
Fühlt sich an wie eine Inlandseinstellung — wenn der richtige Partner an Bord ist
Der gesamte Prozess klingt komplex. Und das ist er auch — im Hintergrund. Für Sie als Arbeitgeber muss er sich nicht anders anfühlen als die Einstellung eines Mitarbeiters aus der Nachbarstadt. Sie führen ein Gespräch, Sie entscheiden, und einige Monate später steht eine qualifizierte, vorbereitete und integrierte Fachkraft in Ihrem Betrieb.
Das gelingt, wenn jemand den gesamten Prozess steuert: Rekrutierung, Behörden, Anerkennung, Visum, Wohnung, Onboarding, Integration. Alles aus einer Hand. Kein Stückwerk, kein Hin-und-Her zwischen fünf verschiedenen Stellen.
Genau das ist unser Anspruch bei PersonalvermittlungPlus. Wir übernehmen den kompletten Prozess — von der Kandidatensuche bis zum ersten Arbeitstag und darüber hinaus. Sie merken nichts von der Komplexität. Sie merken nur, dass Ihre offene Stelle endlich besetzt ist.
Nächster Schritt
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